חלק מריהוט משרדי כולל בתוכו שילוב של כסאות משרדיים. רוב הכיסאות משמשים כמובן את צוות העובדים. לצד אותם כיסאות חשוב כמובן לדאוג גם לכסאות המתנה עבור הלקוחות והאורחים במשרד.
ניתן לעשות חלוקה ברורה בין משרדים שפעילותם איננה כוללת קבלה של קהל ואורחים לבין משרדים אשר מתכונת פעילותם מביאה לכך שלמשרד מגיעים מידי יום עשרות ומאות של לקוחות ואורחים. במקרים אלו, ישנו הצורך לשלב במשרד גם כסאות המתנה.
רבים מבאי המשרד יהיו לקוחות אשר מגיעים לפגוש בפעם הראשונה אם איש המקצוע איתו שוחחו בטלפון או התכתבו. הגעתם של הלקוחות למשרד תוביל אותם בראש ובראשונה להמתין מספר דקות בחדר המתנה או הול מסודר בו יונחו, בין היתר, כסאות המתנה.
החלל בו הם ממתינים והריהוט שבו מהווים בעצם את הרושם הראשוני אודות נראות המשרד והסדר בו. משרדים אשר בוחרים לעשות שימוש בכיסאות המתנה שנראים כמו סדרת כסאות שנאספו מכל מיני מקומות, יעניקו רושם ראשוני שלילי בעיני הלקוח שעלול להרגיש שאותו משרד לא הקדיש מחשבה והשקעה מינימלית לספק מושבים נעימים ואיכותיים בזמן ההמתנה.
מלבד ההשקעה הכספית בכיסאות המתנה, חשוב כמובן להקפיד להתאים את כסאות ההמתנה לאופי ועיצוב המשרד וכמובן לשלב כסאות בהתאם ללקוחות המגיעים אליו.
ניתן לקחת כדוגמה משרדים בהם הלקוחות מגיעים למשרד כקבוצה של 3-4 אנשים לרוב. למשל, משרד עורכי דין, המטפל בנושאים משפחתיים יחייב לרוב הגעה של מספר בני משפחה. אז מומלץ לשלב בחדר ההמתנה ספות וכסאות המתנה דו ותלת מושביות שיאפשרו לאותה משפחה לשבת יחדיו.
היבט חשוב נוסף נוגע לפעילות משרד עצמו. לדוגמה, בחדר המתנה של מרפאה וטרינרית, יהיה חשוב לשלב כסאות המתנה מעט נמוכות וכאלו שיאפשרו לכלבים לשבת בנוחות. כאן חשוב לשלב כיסאות המתנה נטולות ריפוד כבד וזאת למול העובדה שבמרפאות וטרינריות עלולים אותם כסאות להתלכלך כשהסרת הלכלוך וההפרשות מהריפוד תהיה משימה לא פשוטה.
חשוב לדעת ולהכיר שלא מספיק להשקיע השקעה כספית וחד פעמית בכסאות המתנה איכותיים במשרד. השימוש היומיומי בכיסאות אלו מחייב תחזוקה רבה ויש לדאוג שצוות הניקיון במשרד ידאג לניקוי שלהם בכל יום.
